Hoe tandartspraktijken no-shows structureel terugdringen met SMS-herinneringen

Het probleem in cijfers

Tandartspraktijken in Nederland kennen gemiddeld 8–14% no-shows op controles en periodieke beurten. Dat lijkt klein, maar bij €175 per stoel-uur kost dat een gemiddelde praktijk €3.000–€5.500 per maand aan lege agenda.

De aanpak

Het uitgangspunt: één SMS-herinnering 24 uur vóór de afspraak, via Twilio EU, met een non-PHI berichttekst. Een voorbeeld:

[Praktijk]: u heeft morgen om [tijd] een afspraak bij dr. [behandelaar]. Verzetten of annuleren? Bel ons of log in op het patiëntportaal. Reageer niet via SMS — wij verwerken geen medische info per SMS.

Bewust géén JA/NEE-reply via SMS: dat zou een inbound-thread openen die we als verwerkingsverantwoordelijke moeten loggen. Verzetten gebeurt via telefoon of patiëntportaal — zo blijft de SMS één-richtings en non-PHI.

Wat het oplevert

Een tijdige, persoonlijke herinnering 24 uur vooraf is in de literatuur een van de effectiefste manieren om no-shows terug te dringen. Wat u concreet mag verwachten:

• Minder no-shows:de meeste gemiste afspraken zijn “vergeten”, niet bewust afgezegd — een herinnering vangt precies die groep.
• Lege uren opgevuld: wie op tijd afzegt, geeft u de kans de plek aan een wachtlijst-patiënt te geven.
• Rustiger receptie: minder heen-en-weer-bellen over afspraken die de patiënt al vergeten was.

Het exacte effect hangt af van uw uitgangssituatie, vakgebied en opvolging. We delen graag verifieerbare pilot-cijfers zodra die er zijn.

Wat werkt en wat niet

Werkt

• Naam-aanspraak (geen “Beste patiënt”)
• Concreet behandelaar + tijd noemen
• Eén duidelijke actie: bel óf log in op portaal
• Audit-log per verstuurd bericht (timestamp + hash + opt-in)

Werkt niet

• Meerdere reminders (1 = optimaal, 2 wekt irritatie)
• Marketing-CTA in de reminder (bv. “Tip: ook witter gebit?”)
• Te vroeg sturen (>48u) — patiënt vergeet alsnog

Implementatie

PraktijkBot regelt dit automatisch zodra een afspraak in uw EPD (Exquise, Simplex, Novadent) staat. SMS via Twilio EU — geen extra provisioning bij Meta, sender-ID en opt-in flow zetten wij aan in ~30 minuten.