Voorbeeld · Huisartsenpraktijk
Illustratieve voorbeeldcase 2 huisartsen, 4 doktersassistenten, ~6.500 patiënten
“Rond de ochtendspits misten we telefoontjes. Een assistent die routinevragen, herhaalrecepten en afspraken direct afvangt en in de agenda zet, geeft de receptie weer tijd voor de patiënten aan de balie.”
Resultaten na 3 maanden
routinecalls
die de bot kan afvangen
bereikbaar
ook in de ochtendpiek
spoedsignalen
doorverbonden naar een mens
pilot tot live
gefaseerde uitrol
De uitdaging
Voor PraktijkBot
- Ochtendpiek 08:00–10:00: tientallen calls binnen twee uur, waarvan een deel niet werd opgenomen.
- Doktersassistentes kwamen niet toe aan baliepatiënten of administratief werk.
- Slechte telefonische bereikbaarheid zette de patiënttevredenheid onder druk.
- Herhaalrecepten via telefoon kosten meerdere minuten per stuk.
- Onder piekdruk bleef er te weinig tijd over voor zorgvuldige telefonische triage door de assistente.
De oplossing
Wat we implementeerden
- PraktijkBot ingezet voor administratieve calls (afspraken, herhaalrecepten, openingstijden).
- NHG-signaaldetectie geactiveerd: rode-vlag-signalen (pijn op borst, ademnood, bewustzijnsverlies) → directe doorverbinding naar een mens.
- Promedico-ASP koppeling voor real-time slot-beschikbaarheid.
- SMS via Twilio EU: afspraak-bevestiging + 24u herinnering, non-PHI body.
- Aparte routing voor POH-S/POH-GGZ met juiste consult-duur.
Rollout-tijdlijn
Van pilot tot live in 14 dagen
Dag 1-2 (intake)
KB-import: tarieven, behandelaars, openingstijden uit praktijk-website + EPD-config.
Dag 3-4 (provisioning)
Twilio NL geo-nummer gekoppeld, SMS-sender ID + opt-in flow, Promedico-credentials in secrets manager.
Dag 5-7 (shadow mode)
Bot luistert mee maar handelt nog niet — praktijkhouder en assistente reviewen transcripts dagelijks.
Dag 8-10 (klinische review)
Rode-vlag-detectie getoetst aan NHG-richtlijn door medisch director; 3 verfijningen doorgevoerd.
Dag 11-14 (live + monitoring)
Bot live op hoofdnummer. Dagelijkse quality-review eerste 2 weken, daarna wekelijks.
Wat het opleverde
Meetbaar resultaat
- Kortere gemiddelde wachttijd doordat routinecalls direct worden afgevangen.
- Rode-vlag-signalen worden direct doorverbonden naar een arts.
- Assistente-uren komen vrij voor baliewerk in plaats van telefoonverkeer.
- Minder patiënten die afhaken op telefonische bereikbaarheid.
- Herhaalrecept-flow versneld: bot verifieert en zet in de wachtrij naar de arts.
- Audit-trail per gesprek met disclosure-bevestiging, klacht-classificatie en escalatie-flag.
Wat nu?
Mogelijke vervolgstappen: uitbreiding naar avonddoorzettingen en SOAP-note-ondersteuning voor consult-voorbereiding.
Volgende case wordt die van u
14 dagen gratis pilot, geen creditcard. Wij koppelen uw EPD, u beoordeelt elke call.