Tandartspraktijk De Kroon
Utrecht 3 tandartsen, 2 mondhygiënisten, ~3.200 patiënten
“Wat me verraste: patiënten merken het niet eens, of vinden het juist fijn. Ze hoeven niet meer in de wacht. De AVG-disclosure aan het begin geeft duidelijkheid en niemand klaagt erover. Mijn assistentes zijn er enthousiast over.”
Resultaten na 3 maanden
no-shows
van 11% naar 6,5%
extra omzet/mnd
minder leeg-stoel + meer recall
NPS-stijging
patiënttevredenheid
after-hours boekingen
avond + weekend
De uitdaging
Voor PraktijkBot
- No-show rate van 11% kostte €4.500/maand aan leeg-stoel.
- Avond-bellers met acute klachten (afgebroken tand, pijn) konden niet terecht — gingen naar concurrent.
- Patiënten vergaten controles, recall werkte slecht via post.
- Receptie kreeg 18-22 calls/dag, vooral over administratieve zaken.
- Kindafspraken konden niet handmatig gerouteerd worden naar juiste behandelaar.
De oplossing
Wat we implementeerden
- SMS-herinnering 24u vóór afspraak — non-PHI body, verzetten/annuleren via terugbellen of patiëntportaal.
- Avondklacht-detectie: bot herkent urgentie, biedt spoedplek dezelfde dag.
- Recall-flow: bot belt patiënten na 6 maanden voor periodieke controle.
- Exquise-API koppeling: real-time slot in juiste behandelaar-agenda.
- Kind-flow: andere consult-duur, zachte toon, ouder-bevestiging.
Rollout-tijdlijn
Van pilot tot live in 14 dagen
Dag 1-2 (intake)
Tarievenlijst geïmporteerd van dekroontandarts.nl, behandelaar-overzicht, Exquise-credentials in secrets.
Dag 3-4 (provisioning)
Twilio-nummer + SMS-sender ID voor De Kroon. Forward van bestaand praktijknummer ingesteld.
Dag 5-7 (shadow)
Bot vangt calls af in shadow-mode. Erik luistert mee, geeft feedback op tone-of-voice.
Dag 8-10 (live met co-pilot)
Bot live, assistente bevestigt elke boeking in Exquise. Eerste no-show-reminders verstuurd.
Dag 11-14 (full automation)
Exquise direct-write geactiveerd na 3 dagen zonder fouten. Recall-flow aangezet voor 6-maand-no-shows.
Wat het opleverde
Meetbaar resultaat
- No-show rate van 11,2% → 6,5% binnen 6 weken.
- Avondklachten: gemiddeld 4 spoedboekingen/week die anders niet hadden plaatsgevonden.
- Recall-conversie: 22% van benaderde patiënten boekt direct controle.
- Receptie-tijd: gemiddeld 1,5 uur/dag teruggewonnen voor balie en assistentie.
- Patiënt-tevredenheid (NPS): +34 punten (van +12 naar +46).
- 0 klachten over de AI-bot in 12 weken (vóór go-live waren 2 klachten over 'telefoon nooit beantwoord').
Wat nu?
Tweede locatie van De Kroon (Amersfoort) staat gepland voor Q3 2026. Daarna pilot met SOAP-note-generation voor intakes door mondhygiënist.
Volgende case wordt die van u
14 dagen gratis pilot, geen creditcard. Wij koppelen uw EPD, u beoordeelt elke call.