Voorbeeld · Tandartspraktijk
Illustratieve voorbeeldcase 3 tandartsen, 2 mondhygiënisten, ~3.200 patiënten
“Wat me verraste: patiënten merken het niet eens, of vinden het juist fijn. Ze hoeven niet meer in de wacht. De AVG-disclosure aan het begin geeft duidelijkheid en niemand klaagt erover. Mijn assistentes zijn er enthousiast over.”
Resultaten na 3 maanden
bereikbaar
ook voor avondklachten
herinnering
24u vóór afspraak
routinecalls
die de bot kan afvangen
pilot tot live
avond + weekend
De uitdaging
Voor PraktijkBot
- No-shows kostten stoeltijd en omzet aan leeg-stoel.
- Avond-bellers met acute klachten (afgebroken tand, pijn) konden niet terecht — gingen naar concurrent.
- Patiënten vergaten controles, recall werkte slecht via post.
- Receptie kreeg veel calls per dag, vooral over administratieve zaken.
- Kindafspraken konden niet handmatig gerouteerd worden naar juiste behandelaar.
De oplossing
Wat we implementeerden
- SMS-herinnering 24u vóór afspraak — non-PHI body, verzetten/annuleren via terugbellen of patiëntportaal.
- Avondklacht-detectie: bot herkent signalen van urgentie en verbindt direct door naar de assistente, die een spoedplek toewijst.
- Recall-flow: bot belt patiënten na 6 maanden voor periodieke controle.
- Exquise-API koppeling: real-time slot in juiste behandelaar-agenda.
- Kind-flow: andere consult-duur, zachte toon, ouder-bevestiging.
Rollout-tijdlijn
Van pilot tot live in 14 dagen
Dag 1-2 (intake)
Tarievenlijst geïmporteerd van praktijk-website, behandelaar-overzicht, Exquise-credentials in secrets.
Dag 3-4 (provisioning)
Twilio-nummer + SMS-sender ID voor de praktijk. Forward van bestaand praktijknummer ingesteld.
Dag 5-7 (shadow)
Bot vangt calls af in shadow-mode. Praktijkhouder luistert mee, geeft feedback op tone-of-voice.
Dag 8-10 (live met co-pilot)
Bot live, assistente bevestigt elke boeking in Exquise. Eerste no-show-reminders verstuurd.
Dag 11-14 (full automation)
Exquise direct-write geactiveerd na 3 dagen zonder fouten. Recall-flow aangezet voor 6-maand-no-shows.
Wat het opleverde
Meetbaar resultaat
- Minder no-shows door SMS-bevestiging en herinnering vooraf.
- Avondklachten: urgentie-signalen worden direct doorverbonden naar de assistente voor beoordeling en boeking — die anders niet waren opgevangen.
- Recall-flow bereikt patiënten aantoonbaar beter dan de oude post-flow.
- Receptie-tijd komt vrij voor balie en assistentie in plaats van telefoonverkeer.
- Patiënten waarderen dat de telefoon altijd wordt opgenomen.
- Geen klachten over de AI-bot; de AVG-disclosure aan het begin geeft duidelijkheid.
Wat nu?
Mogelijke vervolgstappen: uitrol naar een tweede locatie en een pilot met SOAP-note-ondersteuning voor intakes door de mondhygiënist.
Volgende case wordt die van u
14 dagen gratis pilot, geen creditcard. Wij koppelen uw EPD, u beoordeelt elke call.